Lokale besturen werken vandaag in een digitale omgeving die jaar na jaar complexer is geworden. Nieuwe verwachtingen, nieuwe tools en nieuwe regelgeving hebben een landschap gecreëerd dat niet altijd even goed op elkaar aansluit. Wat ooit begon als een reeks losse oplossingen, is intussen uitgegroeid tot een versnipperd geheel dat steeds moeilijker beheersbaar wordt.

De groeiende digitale druk

Je herkent het misschien: tientallen applicaties, elk met hun eigen logica, eigen database en eigen leverancier. Integraties die lastig tot stand komen en moeilijk te onderhouden zijn. Rapporten die manueel samengesteld worden. Data die verspreid zit over afdelingen en systemen. En daar bovenop steeds strengere verwachtingen rond GDPR, NIS2 en digitale dienstverlening.

De nood aan één gedeeld fundament

Civios vertrekt vanuit een eenvoudig inzicht: als elk bestuur dit alleen probeert op te lossen, verliezen we allemaal. Wat we nodig hebben, is een gedeeld digitaal fundament waarop lokale besturen, leveranciers en partners sámen verder bouwen. Niet nog een extra softwarepakket, maar een ecosysteem waar oplossingen logisch in passen en elkaar versterken.

In deze brochure vertellen we het verhaal van Civios. Waar het vandaan komt, hoe het werkt, welke puzzelstukken er al zijn en vooral: hoe dit ecosysteem lokale besturen helpt om slimmer, veiliger en efficiënter te werken. Samen.

Versnippering van tools

De digitale realiteit van een doorsnee lokaal bestuur is vandaag complex. Elke beleidsprioriteit, elk nieuw decreet en elke organisatorische behoefte heeft de voorbije jaren geleid tot een of meerdere softwareoplossingen. Kinderopvang, burgerzaken, milieu, evenementen, subsidies, vergunningen, meldingen, financiële administratie, HR, veiligheid… bijna elk domein heeft zijn eigen toolset.

Moeilijke integraties en een lappendeken van systemen

Dat leidt tot een aantal structurele problemen. Gegevens worden in verschillende systemen bijgehouden, vaak zonder goede afstemming. Integraties kosten veel tijd en geld, en breken bij elke upgrade opnieuw. Elke leverancier hanteert zijn eigen data- en beveiligingsmodel. Sommige pakketten zijn cloud-native, andere draaien nog on-premise, weer andere zijn hybride of half-verouderd.

Een geschiedenis van monolieten en midoffice-oplossingen

In het verleden werd vaak heil gezocht in grote monolieten: alles samenbrengen in één allesomvattende toepassing, of in de zogenaamde midoffice-platformen die als centrale schakel tussen front- en backoffice moesten fungeren. Dat waren nobele initiatieven, en op dat moment meestal de enige realistische optie gezien de stand van de techniek. Maar de realiteit was dat deze systemen moeilijk schaalbaar waren, beperkt uitbreidbaar, en zelden echt alle noden van een lokaal bestuur konden afdekken.

Veel complexiteit, weinig grip en zware afhankelijkheden

Voor besturen betekent dit: veel afhankelijkheden, veel complexiteit en weinig grip. Een nieuwe rapportagevraag of beleidsvraag beantwoorden vraagt vaak manueel werk, omdat data overal en nergens zit. GDPR-dossiers worden complexer omdat je telkens moet nagaan waar welke gegevens precies verwerkt worden. De druk vanuit Europa (o.a. NIS2) en Vlaanderen stijgt, maar de onderliggende architectuur is zelden meegegroeid.

Onvoorspelbare kosten en oplopende inspanningen

De versnippering leidt niet alleen tot technische complexiteit, maar ook tot onvoorspelbare kosten. Elke koppeling, upgrade of aanpassing vraagt maatwerk. Geen enkele integratie werkt standaard herbruikbaar, waardoor besturen telkens opnieuw betalen voor vergelijkbare oplossingen.

Gebrek aan overzicht en datatoegang

Omdat data verspreid zit over tientallen systemen, is het voor medewerkers moeilijk om een volledig beeld te vormen. Rapportering vraagt exporteren, samenvoegen, controleren en interpreteren van gegevens uit verschillende bronnen.

Geen schuldvraag, maar een gebrek aan een gedeeld kader

Deze versnippering is niet het gevolg van slechte keuzes, maar van een gebrek aan een gedeeld kader. Elke gemeente heeft naar best vermogen oplossingen gezocht. Civios wil dat kader wél bieden: een manier om al die inspanningen te ordenen en te richten op één gezamenlijk fundament.